Erfahrungen bei der Einführung von DFBnet-Vereinssoftware

Beigetreten: 04.03.2008 16:46:31 Beiträge: 4 Offline

Sehr geehrte Damen und Herren des Teams DFB Medien,
liebe Anwender der DFBnet-Vereinsverwaltung,

bevor ich im Weiteren eher kritische Anmerkungen zu dem aktuellen Stand der DFBnet-Vereinsverwaltungssoftware machen werde, möchte ich sagen, dass ich das zugrunde liegende Konzept sehr überzeugend finde:
- Zentrale Speicherung der Daten in einem professionell geführten Rechenzentrum
- Regelmäßige Datensicherung
- Zugriff auf die Daten von jedem internetfähigen PC weltweit
- Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
- Standardsoftware und dadurch Teilnahme an der Weiterentwicklung
- Unabhängigkeit der Vereine von Personen, die die Vereinsverwaltung mit Individuallösungen betreiben.

Die Unterstützung des DFB durch eine Lizenzkostenübernahme in den ersten zwei Jahren und die anschließende moderate Lizenzgebühr von 99,00 € p.a. sind sicherlich weiterere Vorteile.

In meinem Verein, der DJK Eintracht Datteln, bin ich u.a. für die Mitgliederverwaltung und den Beitragseinzug per Lastschriftverfahren zuständig. Daher liegt mein Interesse in erster Linie darin, diese beiden Aufgabenbereiche in der DFBnet-Vereinssoftware abzubilden. Mit den oben genannten Vorzügen konnte ich auch leicht den Vereinsvorstand überzeugen, meine Individuallösung durch die DFBnet Standardsoftware abzulösen.

Also begab ich mich an die Migration.

Import der Mitgliederdaten

Der Import der Daten für ca. 800 Vereinsmitglieder verlief, im Gegensatz zu anderen in diesem Forum geschilderten Erfahrungen, reibungslos und schnell.

Fazit: gutes Feature

Erzeugung der LSB-Statistik

Die erzeugte LSB-Statistik war einwandfrei.

Fazit: gutes und hilfreiches Feature

Test des Bankeinzugs in der Demoversion

In unserem Verein erfolgt der Beitragseinzug halbjährlich zu Beginn eines jeden Halbjahres. Deshalb wollte ich den Beitragseinzug Anfang Juli 2008 simulieren und legte für 6 Mitglieder Testdaten an (funktioniert via Import ja wunderbar). Den Beitragsstart setzte ich für die Mitglieder auf 01.01.2008, 01.02.2008, .....01.06.2008 und die Beitragsfälligkeit auf den 31.12.2008, die Zahlweise definierte ich als Halbjahr. Nun galt es die Zahlungsfälligkeit anzugeben. Warum in Gottes Namen muss diese nach der Beitragsfälligkeit liegen ? Ich wollte doch den Zahlungslauf zum 01.07.2008 testen. Aber ich tat wie verlangt und setzte die Zahlungfälligkeit auf den 01.01.2009 und startete die Beitragsautomatik. Es wurden 12 Buchungen - für jedes Mitglied eine je Halbjahr - und das mit dem vollen Halbjahresbetrag erzeugt, was ich allerdings nicht gewollt hatte. Ich wusste allerdings, dass eine anteilige Berechnung nur bei vorzeitigem Vereinsaustritt erfolgen soll.
Also zweiter Versuch, zweiter Import: Diesmal setzte die Zahlweise auf monatlich und siehe da, die richtigen Beiträge wurden ermittelt und 57 Buchungen (in Worten siebenundfünfzig) erzeugt. Wünschenswert wäre es, die Beiträge je Mitglied zu akkumulieren.
Dieser Wirrwarr hat m. E. seine Ursache u. a. darin, dass man nicht unterscheiden kann zwischen Zahlungsweise / -intervall (z.B. Halbjahr, Monat) und Art des Beitrags (z.B. Halbjahr, Monat).
Nun ging es an die Erzeugung der DTAUS-Datei. Natürlich fanden sich auch hier die 57 Buchungen wieder. Aussagefähige Verwendungszwecke habe ich vermisst, lediglich die Bemerkung „Beitragseinzug Sportverein xx“ war zu finden.
Wünschenswert wäre hier, auch den Mitgliedsnamen aufzuführen und das Intervall, für das der Beitrag erhoben wurde (obwohl, aus 12 Buchungen auf seinem Kontoauszug könnte der Zahlungspflichtige ja schließen, dass es sich um einen Jahrebeitrag handelt).
Die erzeugte Buchungsflut ist für den Finanzverwalter nicht handzuhaben und erzeugt beim Beitragszahler je nach Bankkondition unvertretbare Kosten.

Fazit: z. Zt. unbrauchbar, auf Verbesserungen warten

Mitgliederlisten

Da das mit dem Beitragseinzug ja nicht so richtig funktionierte, dachte ich mir, dann stell doch wenigstens den Verantwortlichen der Abteilungen Mitgliederlisten zur Verfügung. Das tat ich dann auch, die Definition erfolgte problemlos, auch wenn ich mir an dieser Stelle die Nutzung von Freifeldern wünschen würde. (Informationen wie „Passnummer“, und „spielberechtigt seit“ , die in einem Fußballverein schon von Interesse sind, hatte ich nämlich in Freifeldern gespeichert.)
Und jetzt zur Ausführung: Bei der Anzeige der ersten Seite der ausgewählten Daten wurde richtigerweise „Seite 1 von n (m Treffer)“ angezeigt. Das Blättern zur nächsten Seite führt leider immer zu der Fehlermeldung „keine Adressen vorhanden“ und man findet sich wieder bei „Information > Mitglieder > Mitglieder > Übersicht“. Man kann also niemals alle selektierten Daten sichten.

Fazit: z. Zt. unbrauchbar, auf Verbesserungen warten

Defaultwerte

Bei Selektionen wird häufig als Einschränkung ein Datum oder ein Datumsintervall verwendet. Das ist durchaus sinnvoll. Aber mir scheint, die Vorbesetzung erfolgt generell mit dem aktuellen Tagesdatum. Das führt dann im Fall einer Intervallsangabe zu Fehlern, weil Anfangs- und Enddatum nicht gleich sein dürfen. Warum eigentlich, wenn ich mich doch nur für die Daten eines Tages interessiere?

Auf die Benennung von weiteren Schönheitsfehlern dieser Art, die allerdings lästig werden können, verzichte ich, weil ich davon ausgehe, dass sie im Laufe der Zeit beseitigt werden.

Generell habe ich den Eindruck, dass - möglicherweise durch Zeitdruck verursacht – Sorgfalt und Akkuratesse bei der Anwendungsentwicklung gelitten haben. Auf eine Abnahmeprozedur als Maßnahme zur Qualitätssicherung scheint zumindest teilweise verzichtet worden zu sein. Anders kann ich mir die dargestellten gravierenden Fehler nicht erklären.
Ich hoffe, das Personal des Rechenzentrums erfüllt seine Aufgaben mit größerer Sorgfalt, sodass nicht um Datenschutz und Datensicherheit gefürchtet werden muss.

Auch wenn ich nun einiges Kritische geäußert habe, möchte ich noch einmal betonen, dass ich das Projekt „DFBnet-Vereinsverwaltung“ für eine großartige Sache halte und wünsche dem Projektteam viel Erfolg bei der weiteren Umsetzung und allen Anwendern durch die Nutzung eine erfolgreiche und effiziente Unterstützung Ihrer Vereinstätigkeit.

Über jeden Rat, der mir hilft, die Vereinssoftware zu nutzen freute ich mich, ebenso über Hinweise auf fehlerhafte Anwendung des Programms meinerseits.
Desweiteren interessierte mich, inwieweit auf meine Wünsche und Anregungen eingegangen werden kann.
Über 1000 Vereine, so ist in diesem Forum und in anderen Publikationen zu lesen, haben die DFBnet-Vereinsverwaltung bereits eingeführt. Welche Module werden in welchem Umfang genutzt ?

Mit freundlichen Grüßen
Joachim Hermes
DJK Eintracht Datteln

Zuletzt bearbeitet am 07.03.2008 14:28:39, insgesamt 2-mal bearbeitet.

Sehr geehrter Herr Hermes,

vielen Dank für Ihre ausführliche und konstruktive Rückmeldung zur Nutzung der Vereinsverwaltung DFBnet Verein. Über Ihr Lob freuen wir uns, die geäußerte Kritik nehmen wir als Ansporn DFBnet Verein weiter zu verbessern und noch stärker an die Ansprüche der Vereine anzupassen.

Um Datenschutz und Datensicherheit muss selbstverständlich nicht gefürchtet werden. Das Personal des Rechenzentrums erfüllt seine Aufgaben mit der nötigen Sorgfalt, um Angriffe von Aussen durch den Einsatz von Sicherheitsmechanismen - wie Firewalls und Intrusion Detection Systems (Einbruchserkennungsysteme) - abzuwehren.

Das Problem des fehlerhaften Blätterns in Mitgliederlisten konnten wir bereits in dieser Woche beheben. In der aktuellen Version 4.4.0.2 können alle Seiten von Mitgliederlisten fehlerfrei gesichtet/verwendet werden. Die listenweise Darstellung von Freifeldern in Mitgliederlisten ist in Planung. An der Verbesserung, bzw. Vereinfachung der Handhabung der Beitragsautomatik/DTA-Funktion wird gearbeitet; u.a. soll der Verwendungszweck editierbar gemacht und Buchungen, die einem Mitglied zugehörig sind, zusammengefasst werden.

Den von Ihnen geschilderten Fall - 6 Halbjahresbeiträge (a 60 EUR) mit Beitragseinzug Anfang Juli 2008 - haben wir nachgestellt. Wenn wir das Szenario richtig verstanden haben müßte die Zahlungsfälligkeit auf 01.07.2008 und die Beitragsfälligkeit auf 30.06.2008 gesetzt werden. Das Ergebnis sind 6 korrekte Buchungsvorschläge:

30.06.2008 BE070308-1141-00001 20315 - Musterfrau, Elsa 4200 Beitragseinzug für Abteilung Fußball 60,00 €
30.06.2008 BE070308-1141-00002 20316 - Musterfrau, Frauke 4200 Beitragseinzug für Abteilung Fußball 60,00 €
30.06.2008 BE070308-1141-00003 20317 - Musterfrau, Berta 4200 Beitragseinzug für Abteilung Fußball 60,00 €
30.06.2008 BE070308-1141-00004 20318 - Mustermann, Albert 4200 Beitragseinzug für Abteilung Fußball 60,00 €
30.06.2008 BE070308-1141-00005 20319 - Musterfrau, Claudia 4200 Beitragseinzug für Abteilung Fußball 60,00 €
30.06.2008 BE070308-1141-00006 20320 - Mustermann, Dieter 4200 Beitragseinzug für Abteilung Fußball 60,00 €

Eine Aussage zur Nutzung der verschiedenen Module kann bislang nur vage getroffen werden. Aufgrund der Rückmeldungen im Support, sowie durch Kontaktaufnahme mit verschiedenen Vereinen läßt sich feststellen, dass die Vereine vorwiegend die Module Mitglieder und Beitragsautomatik/DTA nutzen. Ferner, dass die Möglichkeit genutzt wird, die Verwaltung der Vereinsdaten durch das Anlegen von verschiedenen Nutzern auf mehrere Schultern verteilt wird.

Sicherlich ist DFBnet Verein - das bringt eine neue Software typischerweise mit sich - noch nicht perfekt und kann wenige Monate nach Einführung nicht alle Details bis ins letzte bereitstellen. Wir versichern Ihnen, dass Ihre Hinweise, soweit machbar, auch Berücksichtigung finden werden. Einiges davon haben wir bereits in unserem Entwicklungsplan.

Wir hoffen, es wird deutlich, dass die Vereinsverwaltung "lebt" und wir in der nächsten Zeit mit weiteren Möglichkeiten und Verbesserungen aufwarten werden.

Matthias Ratzel
DFB Medien